Burocratismo, enfermedad de la burocracia. ¿Cómo combatirlo?

Por: Néstor del Prado

 

Del artículo de los sufijos ismos que enferman la palabra…, por diversas vías me llegaron solicitudes para que escribiera sobre el burocratismo. Realmente es un tema del que se ha escrito mucho, por muchos y a mi entender bien, pero tal vez centrado en su diagnóstico y no en las posibles soluciones o mitigaciones. Intentaré distinguir entre burocracia y burocratismo y dar nuevos enfoques que movilicen nuestra mentalidad para no caer en el lazo fatal de intentar resolver viejos problemas con los conocimientos y métodos que lo originaron. Un nuevo concepto: Adhocracia.
Es conveniente intentar describir un marco conceptual elemental que nos ayude a lograr consistencia científica. Me centraré en el sector público.
Comienzo citando fragmentos de un escrito del Che, en su etapa de Ministro de Industria.
Si fuéramos a buscar las raíces del burocratismo en el momento actual, (1964) agregaríamos a causas viejas nuevas motivaciones, encontrando tres razones fundamentales.
Una de ellas es la falta de motor interno. Con esto queremos decir, la falta de interés del individuo por rendir un servicio al Estado y por superar una situación dada. Se basa en una falta de conciencia revolucionaria o, en todo caso, en el conformismo frente a lo que anda mal.
Otra causa es la falta de organización. Al pretender destruir el “guerrillerismo” sin tener la suficiente experiencia administrativa, se producen disloques, cuellos de botellas, que frenan innecesariamente el flujo de las informaciones de las bases y de las instrucciones u órdenes emanadas de los aparatos centrales. A veces éstas, o aquellas, toman rumbos extraviados, otras, se traducen en indicaciones mal vertidas, disparatadas, que contribuyen más a la distorsión.
No debemos nunca olvidar, para hacer una sana autocrítica, que la dirección económica de la Revolución es la responsable de la mayoría de los males burocráticos.
La tercera causa, muy importante, es la falta de conocimientos técnicos suficientemente desarrollados como para poder tomar decisiones justas y en poco tiempo. Después de una, dos, unas cuantas reuniones, el problema sigue vigente hasta que se resuelve por si solo o hay que tomar una resolución cualquiera, por mala que sea.
Debemos analizar las responsabilidades de cada funcionario, establecerlas lo más rígidamente posible dentro de los cauces, de los que no debe salirse bajo pena de severísimas sanciones y, sobre esta base, dar las más amplias facultades posibles. Al mismo tiempo, estudiar todo lo que es fundamental y lo que es accesorio en el trabajo de las distintas unidades de los organismos estatales y limitar lo accesorio para poner énfasis sobre lo fundamental, permitiendo así más rápida acción. Y exigir acción a nuestros funcionarios, establecer límites de tiempo para cumplir las instrucciones emanadas de los organismos centrales, controlar correctamente y obligar a tomar decisiones en tiempo prudencial.
Todos debemos trabajar para cumplir esta consigna apremiante del momento: Guerra al burocratismo. Agilización del aparato estatal. Producción sin trabas y responsabilidad por la producción”. 
El término burocracia viene del francés “bureaucratie”, y este de bureau, oficina, escritorio, y -cratie, -cracia: gobierno. En un sentido original, que se traslada al uso común, burocracia se asocia a ineficiencia, pereza y derroche de medios. Así, comúnmente se usa de manera peyorativa.
No obstante, de acuerdo al análisis sociológico de Max Weber, el sistema tiene connotaciones más positivas, en que es una forma de organización y administración más racional que las alternativas, que se caracterizan como sistemas basados en aproximaciones “carismáticas” o “tradicionales”. Weber definió a la burocracia como una forma de organización que realza la precisión, la velocidad, la claridad, la regularidad, la exactitud y la eficiencia conseguida a través de la división prefijada de las tareas, de la supervisión jerárquica, y de detalladas reglas y regulaciones. Weber reconoce que las burocracias pueden causar problemas de “papeleo”, muchos trabajos burocráticos pueden resultar tediosos, ofreciendo pocas oportunidades para el ejercicio de las capacidad

Opino, que hay procesos que pueden funcionar con efectividad mediante la llamada burocracia mecánica, en que lo fundamental es cumplir los procedimientos rutinarios con precisión y prontitud. Que haya demoras y peloteos, no es solo culpa de la burocracia; muchas veces se debe a una actitud tramposa de los funcionarios que pretenden lucrar con las necesidades y a veces angustias del ciudadano que necesita pronto y bien un documento oficialmente avalado. Para no ser injusto con funcionarios honorables, también puede estar causado por falta de recursos materiales o por la ausencia de una persona decisiva en el encadenamiento burocrático, o por falta de competencias entre otras causas.
Como prueba de la antigüedad de la burocracia, en una carta —fechada el 15 de julio de 1766, el barón Von Grimm, escribe: “El verdadero espíritu de las leyes en Francia es el de aquella burocracia de la cual el fallecido Sr. De Gournay se quejaba tanto; aquí las oficinas, los funcionarios, secretarios, inspectores e intendentes no son nombrados en sus puestos para beneficiar el interés público, en realidad parecería que el interés público ha sido instaurado para que las oficinas puedan existir”
En la época moderna la burocracia asume su rol e importancia no solo en el desarrollo de las funciones del Estado, sino también en las corporaciones y grandes empresas, capitalistas o no, debido al desarrollo y especialización del trabajo que han experimentado estas; se suele denominar a este tipo de burocracia en las empresas «burocracia corporativa»
Adhocracia: un término posiblemente nuevo para la mayoría de los lectores.
La palabra fue acuñada en 1964 por Bennis y Slater, y que Henry Mintzberg, uno de los gurúes del diseño organizacional, incorporó en su tipología de las configuraciones organizacionales.
Adhocracia es la ausencia de jerarquía, y es por tanto lo opuesto a burocracia. Es una palabra híbrida entre ad-hoc y el sufijo cracia. El término se usa en la teoría de gestión de organizaciones. Todos los miembros de una organización tienen autoridad para tomar decisiones y llevar a cabo acciones que afectan al futuro de la organización.
Alvin Toffler apuntó en su libro El shock del futuro que las adhocracias se volverán más comunes y probablemente reemplacen la burocracia en el futuro próximo. Para él las organizaciones adhocráticas coordinan tareas a través de la adaptación mutua de sus integrantes y están dominadas por la presión hacia la colaboración. Son formas organizacionales flexibles, orientadas hacia la innovación y el cambio.
La adhocracia es un tipo de sistema administrativo, el cual es flexible, con pocas formalizaciones de comportamientos, pero con un alto grado de especialización horizontal, además en este tipo de sistema existe un traslado constante de autoridad basado en competencias y no jerarquía. A diferencia de este tipo de sistema está la burocracia, la cual se refiere a un modelo global detallado y explícito, con todos sus procedimientos, reglas y metas documentados.
 

La burocracia mecánica o la profesional son necesarias y útiles para ciertas organizaciones. Hay muchos procesos que tienen una burocracia efectiva, en que todo se resuelve en tiempo y forma, esas se pueden agradecer. Por ejemplo, recientemente en menos de una hora culminé la solicitud de mi nuevo carné de identidad y a los tres días hábiles ya estaba listo y lo recogí en menos de dos minutos.
Debemos pensar nuevas formas de resolver viejos problemas. Hay que distinguir lo que se puede resolver con la Burocracia y lo que requiere la Adhocracia, o su combinación bien concebida..
Culmino con algunas propuestas concretas para pensar, enriquecer, diseñar y llevarlas a la práctica como mejor criterio de la verdad. Es una especie de tormenta de idea escrita (Brainwriting), por tanto puede haber más de una “idea salvaje” o aparentemente disparatada. Recordemos que en esta técnica de creatividad la única idea inservible es la que no se dice. Estoy consciente que hay causas y condiciones estructurales individuales y colectivas más profundas, pero a falta de innovaciones radicales, las innovaciones incrementales pueden dar buenos resultados.
Aquí va mi Brainwriting (Tormenta de idea)
¿Cómo combatir al burocratismo?
1. Reducir la cantidad de pasos para culminar cualquier trámite, premiar a quienes logren el mejor diseño (menos pasos, más pronto)
2. Poner una fecha de culminación del trámite, que mejore significativamente a la vigente
3. Publicar el resultado de los análisis sacados de los buzones de quejas y sugerencias
4. Divulgar por diferentes medios masivos a los funcionarios públicos con alto reconocimiento de los ciudadanos
5. Aplicar pago a los funcionarios, vinculándolo con la cantidad y calidad de los resultados aceptados por el ciudadano o cliente.
6. Divulgar con sentido educativo los casos de corrupción de funcionarios públicos
7. Lograr una participación más efectiva de los ciudadanos en el diseño y evaluación de los resultados de los procesos burocráticos
8. Aplicar el concepto del contrato estructurador, es decir el que permite que trámites muy sencillos y rutinarios se hagan con una alta participación de la automática y los complejos acudan a los grupos multidisciplinarios de expertos, eficaces y eficientes
9. Ante cuellos de botella, debido en lo fundamental por un incremento significativo predecible en la demanda de trámites, se pongan en marcha métodos adhocráticos
10. Determinar aquellos trámites con mayor insatisfacción de los ciudadanos y buscar soluciones alternativas, combinando Burocracia y Adhocracia
Espero sus comentarios, sugerencias y en particular ideas concretas para incrementar la lista de la tormenta de ideas.

 TOMADO DE CUBADEBATE.